Переговорная· 2 минуты чтения
Фото и файлы от клиентов: как не терять их в переписке
Фотография поломки, скан паспорта, замеры комнаты, скриншот оплаты. Всё это приходит в переписку и через неделю оказывается неизвестно где. Разберём, как не искать их каждый раз заново.
Почему файлы теряются
Мессенджер хранит их внутри диалога, а диалогов десятки. Поиск по картинкам работает плохо: вы помните, что фото было «где-то в августе», и листаете ленту.
Второе: файлы лежат в телефоне сотрудника, который их получил. Для остальных их как будто нет.
Три правила, которые спасают
Одна тема на клиента. Тогда все его файлы лежат в одном месте, и искать нужно в пределах одного разговора.
Подпись при получении. Короткая строка в ту же тему: «фото кухни, замеры 3,2 × 2,8». Через месяц она найдётся поиском, а фотография — нет.
Важное дублировать в свою систему. Договор, смета, акт живут не в мессенджере, а в папке или CRM. Мессенджер для передачи, не для архива.
Что с тяжёлыми файлами
У мессенджеров свои ограничения на размер. Видео с объекта на сотни мегабайт может не дойти. В таких случаях проще дать ссылку на облако.
В Переговорной Комнате фото, документы и голосовые приходят в тему клиента, а для слишком больших видео появляется пометка с подсказкой, где их посмотреть — сообщение не теряется молча.
Как искать потом
Ищите по теме клиента, а не по всему чату: имя, номер, название объекта. Если вы подписывали файлы при получении, поиск по подписи сработает быстрее, чем пролистывание.
Что делать с документами
Договоры, акты и паспорта пересылать по мессенджерам без нужды не стоит. Если без этого никак, держите их в теме клиента и не копируйте дальше.
Как искать файл через месяц
По теме клиента и подписи, которую вы оставили при получении. Поиск по картинкам почти бесполезен, поиск по словам работает.
Частые вопросы
Файлы хранятся у вас? Переписка проходит транзитом, копии сверх необходимого для доставки не хранятся.
Можно ли отправить документ из группы? Да, он уйдёт клиенту в его мессенджер.
Что с качеством фотографий? Изображения передаются так, как их отправил человек.
Сжимаются ли фотографии? Изображения передаются так, как их отправил человек.
Что делать с очень тяжёлыми видео? В теме остаётся пометка с подсказкой, где его посмотреть.