Переговорная· 2 минуты чтения
Как не потерять клиентов, пока вы в отпуске
Две недели без ответов стоят дороже самого отпуска. Подготовка занимает час, и после неё телефон можно не открывать.
За неделю до отъезда
Предупредите постоянных клиентов. Не всех подряд, а тех, у кого идут дела: «с 5 по 19 я в отъезде, вопросы возьмёт Игорь, его номер такой-то».
Закройте хвосты, которые точно догонят вас в поездке: подтвердите даты, отправьте сметы, назначьте встречи на после возвращения.
Кому передать переписку
Сотруднику. Он должен видеть диалоги, а не получать пересланные скриншоты.
Себе, но в ограниченном режиме. Раз в день, двадцать минут, только срочное.
Автоответу. Если передавать некому: честный текст и дата возвращения.
Что написать в автоответе
«С 5 по 19 сентября мы отвечаем медленнее обычного. Заявки принимаем, ответим в течение дня. Срочные вопросы — по телефону +7 …».
Не пишите «в отпуске»: часть клиентов это читает как «нас нет». Лучше сказать, что заявки принимаются.
Что проверить в первый день после
- Непрочитанные диалоги: обычно их меньше, чем кажется.
- Обещания, которые дал заместитель.
- Заявки, оставшиеся без ответа: им пишете первыми.
Как это упростить
Переговорная Комната держит переписку в общей группе: заместитель видит те же диалоги, что и вы, и не нужно ничего передавать. Автоответ включается на время отъезда, а после возвращения выключается одной кнопкой.
Непрочитанные темы видны списком, поэтому разбор после отпуска занимает полчаса.
Что написать клиентам заранее
Тем, у кого идут дела: «С 5 по 19 я в отъезде. Вопросы возьмёт Игорь, +7 …, он в курсе вашего заказа».
Остальным ничего писать не нужно: их закроет автоответ.
Что настроить перед выходом из дома
- Автоответ с датами и порядком действий для срочного.
- Дежурного в группе, если есть кому.
- Отключённые уведомления группы, чтобы отпуск состоялся.
Как вернуться без завала
Первый день после отпуска посвятите переписке: пройдите непрочитанные темы сверху вниз, ответьте всем, даже тем, кто уже не актуален. Пара минут на диалог — и хвосты закрыты.
Частые вопросы
А если я работаю один? Тогда автоответ с честными сроками и один заход в переписку в день.
Стоит ли отключать уведомления? Да, иначе отпуск не получится. Заявки не исчезнут, они дождутся.
Что делать с большими заказами? Их лучше не оставлять на автоответ: передайте лично конкретному человеку.
Что делать с крупными заказами? Передавайте лично конкретному человеку, а не автоответу.
Стоит ли писать «в отпуске»? Лучше «отвечаем медленнее»: часть клиентов читает отпуск как «закрыто».
Можно ли включить автоответ на конкретные даты? Он включается и выключается вручную в настройках аккаунта.